Smart working: le applicazioni software per condividere i file in cloud

In giornate come quelle che stiamo vivendo si pone più che mai il problema di poter lavorare da remoto accedendo da casa ai propri file e ai programmi che occorrono per elaborarli. Con il cloud, i dati e le applicazioni sono accessibili ovunque e da qualunque dispositivo connesso a internet. Ci sono diversi modi di accedere ai dati nel cloud, principalmente via app e via browser, da PC o da dispositivo mobile. I servizi cloud oggi hanno costi abbordabili per tutte le realtà. Proponiamo una panoramica delle tre soluzioni più comuni e “generaliste”, cioè Microsoft Office 365 (OneDrive), Dropbox GoogleDrive, senza dimenticare che esistono anche applicazioni cloud per attività specifiche per ogni settore di lavoro.


In giornate come quelle che stiamo vivendo, si pone più che mai il problema di potere lavorare da remoto e quindi di accedere da casa ai nostri file ed anche ai programmi che ci occorrono per elaborarli.

Certamente, però, la possibilità di accedere al proprio lavoro ovunque ci troviamo è una esigenza che si fa sempre più presente in tutte le realtà lavorative, sia in un’ottica generale di maggiore efficienza, sia in un’ottica di lavoro a distanza/smart working.

Le grandi aziende riescono a risolvere il problema grazie ad una rete aziendale interna, alla quale si può accedere dall’esterno mediante una VPN (virtual private network). Una VPN sostanzialmente permette di accedere alle risorse della rete interna attraverso una normale connessione internet, proprio come se ci si trovasse realmente all’interno della rete privata, garantendo, in questo modo, un accesso sicuro ai dati aziendali, senza il vincolo di una presenza fisica nella sede dell’azienda.

Si tratta, però, di una soluzione poco praticabile per le piccole realtà, in primis perché richiede un certo costo di implementazione e, quindi, perché comporta la necessità di personale capace di gestirla.

Oggi, fortunatamente, ci sono soluzioni alla portata di tutti, sicure, semplici da usare e da gestire. Tutte queste soluzioni si basano su un principio comune: il cloud.

Non spaventi l’idea che i dati non sono “in casa nostra”, perché, in realtà, si trovano in data center protetti, gestiti da aziende che si occupano specificamente di gestione dei dati e che implementano tutte le opportune disposizioni per garantire la sicurezza dei dati stessi. La sicurezza che ci sembra di avere nel nostro ufficio è realtà soltanto apparente; basta, infatti, una connessione ad internet per essere esposti verso il mondo esterno (ben difficilmente oggi un PCnon è connesso ad internet, fosse anche solo per la posta elettronica). Per non parlare di possibili furti o smarrimenti di dispositivi.




Oltre alla questione della sicurezza, anche se non è specificamente connesso all’argomento del presente articolo, è bene fare presente anche che i dati sul cloud sono periodicamente sottoposti a backupe generalmente conservano traccia delle versioni precedenti dei file stessi, che possono facilmente essere ripristinate con pochi clic. È vero che, molto probabilmente, in ogni ufficio si eseguono backup periodici, ma la presenza di un backup automatico ci mette al sicuro da dimenticanze, malfunzionamenti, furti, danni vari.

Un altro grande vantaggio del cloud è la possibilità di condividere in maniera semplice i nostri dati con persone interne all’ufficio/azienda, ma anche con persone esterne. Più persone potranno in tempo reale e contemporaneamente operare sullo stesso file, evitando di inviarsi il file via mail per le modifiche che poi dovranno essere uniformate in un’unica copia.


Autore dell'articolo

Dott. Commercialista Giacomo Merlino - Esperto Fiscale in ambito digitale e di internazionalizzazione delle imprese.

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